Kişisel Verilerin Korunması Kanunu

1. Veri Sorumlusunun Kimliği

Kişisel verileriniz; veri sorumlusu sıfatıyla Ankara İl Sivil Toplumla İlişkiler Müdürlüğü nezdinde kayıtlı olan ve aşağıda detaylı iletişim bilgileri yer alan SOGEL Ankara (Sosyal Gelişim Derneği) tarafından yasal mevzuata uygun şekilde işlenmektedir.

2. Aydınlatma Metninin Kapsamı ve İlgili Kişi

İşbu aydınlatma metni, SÖGEL otomasyon portalı ve www.sogel.org.tr üzerinden üyelik kaydı oluşturan, dernek faaliyetlerine/etkinliklerine başvuru yapan veya online bağış ve aidat işlemlerini gerçekleştiren ilgili kişileri (Üye, Gönüllü, Katılımcı, Görevli, Bağışçı) kapsamaktadır.

Kullanıcılarımızın kendi hesapları üzerinden ekledikleri aile üyeleri, yakınları veya vesayetleri altındaki 18 yaşından küçük katılımcılar için de bu metin geçerlidir. Başvuran kişi, bu bilgileri sisteme kaydetmeye yetkili olduğunu ve ilgili kişileri bilgilendirdiğini kabul etmiş sayılır.

3. İşlenen Kişisel Veri Kategorileri

Derneğimiz tarafından veri modellerimize ve iş süreçlerimize uygun olarak yalnızca amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olmak üzere aşağıdaki verileriniz işlenmektedir:

• Kimlik Bilgileri: Ad, soyad, T.C. kimlik numarası, pasaport numarası (yabancı uyruklular için), uyruk, cinsiyet, doğum tarihi ve kimlik seri numarası gibi kayıt esnasında sisteme girilen doğrulanmış kimlik verileri.
• İletişim Bilgileri: Cep telefonu numarası, e-posta adresi, açık adres, ülke, şehir ve ilçe bilgileri ile posta kodu gibi bilgilendirme ve ulaşım amaçlı alınan veriler.
• Eğitim ve Öğrenim Bilgileri: Öğrenim durumu (öğrenci/değil), eğitim seviyesi ve sınıf seviyesi gibi eğitim destek programları ve yaş gruplarının belirlenmesinde kullanılan veriler.
• Mesleki Bilgiler: Kullanıcının mesleği ve uzmanlık alanları.
• Özel Nitelikli Kişisel Veriler (Sağlık): Engel durumu bilgisi (var/yok ve engel açıklaması), kan grubu. Bu hassas veriler sadece açık rızanıza istinaden, katıldığınız kamplarda ve etkinliklerde gerekli sağlık tedbirleri ile lojistik önlemlerin alınması, acil durumlarda tıbbi müdahale yapılabilmesi amacıyla işlenir.
• Dernek Üyelik ve Yönetim Bilgileri: STK üyelik durumu, üyelik tipi, komisyon üyelikleri, komisyon başkanlığı ve kullanıcı kategorisi gibi derneksel faaliyetlerin yönetilmesini sağlayan veriler.
• İşlem Güvenliği ve Sistem Logları: Şifre hash'i, tek kullanımlık doğrulama/giriş kodları (OTP), hatalı giriş denemeleri, hesap kilitlenme durumu, son giriş yapılan IP adresi, kayıt oluşturma ve güncelleme zamanı bilgileri.
• Sosyal Medya ve Haberleşme Entegrasyonu (Telegram OTP): Sisteme hızlı ve güvenli erişim için şifre ve bildirim iletimlerinde kullanılan Telegram Chat ID, Telegram Kullanıcı Adı ile Telegram OTP (Tek Kullanımlık Şifre) aktivasyon ve doğrulama durum verileri.
• Etkinlik Katılım ve Konaklama Bilgileri: Başvurulan etkinlik, katılımcı yakınlık derecesi, giriş-çıkış tarihleri, ulaşım türü, araç plakası (otopark ve tesis güvenlik kontrolü için), konaklama oda numarası, katılımcı/otel/STK özel notları.
• Finansal Bilgiler: Aidat ödemeleri, bağış işlemleri, konaklama ve aktivite katılım tutarları, indirim oranları, sanal POS işlem çıktıları ve ödeme tarihleri. Kart bilgileriniz sunucularımızda kesinlikle saklanmamakta, doğrudan PCI-DSS uyumlu lisanslı Sanal POS sistemlerine yönlendirilmektedir.

4. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

Toplanan kişisel verileriniz, kanunun 5. ve 6. maddelerinde belirtilen şartlara uygun olarak aşağıdaki amaçlar doğrultusunda işlenmektedir:

• Dernek üyelik başvurularının, kayıtlarının ve aidat takibinin yapılması, dernek tüzüğü kapsamındaki faaliyetlerin yürütülmesi,
• Derneğimiz tarafından düzenlenen sosyal gelişim programları, kamplar, seminerler ve etkinlikler için ön başvuru alınması, değerlendirilmesi, yerleştirme ve konaklama süreçlerinin planlanması,
• Online bağış, zekat, sadaka ve diğer finansal destek işlemlerinin gerçekleştirilmesi, takibi ve muhasebeleştirilmesi,
• Kullanıcı doğrulama (SMS/E-posta doğrulama), şifre yenileme ve hesap güvenliği süreçlerinin işletilmesi, yetkisiz giriş denemelerinin önlenmesi,
• Telegram OTP Güvenlik Sistemi: E-posta ve SMS doğrulama kanallarına ek olarak, kullanıcının daha yüksek hesap güvenliği ve hızlı erişim talebi doğrultusunda kendi rızasıyla eşleştirdiği Telegram kanalı üzerinden tek kullanımlık doğrulama şifresi (OTP) ve oturum onay bildirimlerinin güvenli bir şekilde ulaştırılması,
• Acil durum veya özel ihtiyaç durumlarında (engel durumu, kan grubu bilgileri ışığında) gerekli lojistik ve sağlık önlemlerinin alınması,
• Hizmet kalitesinin artırılması amacıyla istatistiksel analizlerin, iç denetim ve raporlama süreçlerinin yürütülmesi,
• Sistem güvenliğinin sağlanması, siber tehditlerin engellenmesi, loglama gereksinimlerinin karşılanması,
• Hukuki ihtilaflarda delil teşkil etmesi ve yetkili kamu kurum/kuruluşlarının yasal taleplerinin karşılanması.

5. Kişisel Verilerin İşlenmesinin Hukuki Sebepleri

Kişisel verileriniz, 6698 sayılı KVKK'nın 5. ve 6. maddelerinde belirtilen aşağıdaki hukuki sebeplere dayanılarak işlenmektedir:

• Sözleşmenin kurulması veya ifası (md. 5/2-c): Üyelik işlemlerinin yürütülmesi, etkinlik kayıt süreçlerinin ve bağış/ödeme taahhütlerinin yerine getirilmesi.
• Kanunlarda açıkça öngörülme ve Hukuki Yükümlülük (md. 5/2-a, 5/2-ç): Dernekler Kanunu, Türk Medeni Kanunu, Vergi Usul Kanunu ve ilgili mevzuat uyarınca tutulması zorunlu defter ve kayıtlar ile bildirim zorunlulukları.
• Veri sorumlusunun meşru menfaatleri (md. 5/2-f): Sistem güvenliğinin ve log kayıtlarının takibi, mükerrer kayıt engelleme, dolandırıcılığın önlenmesi ve dernek içi operational denetim süreçleri. Telegram OTP kullanımı, kullanıcının kendi talebiyle başlatılan ve hesap güvenliğini artırmaya yönelik bir ek güvenlik katmanı olup veri sorumlusunun meşru menfaatleri kapsamında işlenmektedir.
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması (md. 5/2-e): Olası uyuşmazlıklarda yasal süreler boyunca kanıt olarak saklanması.
• Açık Rıza (md. 5/1 ve md. 6/2): Engel durumu ve Kan Grubu gibi özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi ile elektronik iletişim (SMS, E-posta) gönderimleri.

6. Kişisel Verilerin Aktarılması

Kişisel verileriniz, yukarıda belirtilen amaçlar doğrultusunda ve yasal sınırlar çerçevesinde üçüncü şahıslara aktarılabilir:

• Hizmet Sağlayıcılar: SMS gönderim servisi, E-posta altyapısı ve Telegram API altyapısı (Bildirim ve şifrelerin iletilmesi amacıyla ilgili yurt içi ve yurt dışı altyapı sağlayıcılarına),
• Telegram API Güvenlik Entegrasyonu: Telegram OTP ve doğrulama kodlarının iletiminde kullanılan Telegram API altyapısı sunucularının yurt dışında bulunması sebebiyle; bu sistemin kullanımı tamamen kullanıcının kendi iradesiyle Telegram hesabını portala bağlaması ve Telegram ile giriş seçeneğini aktifleştirmesiyle gerçekleşir. Kullanıcının bu tercihi, yasal olarak Telegram sunucularına veri iletimine onay verdiği ve bu doğrultuda yurt dışına veri aktarımının gerçekleştiğini kabul ettiği anlamına gelmektedir.
• Finans Kuruluşları ve Bankalar: Ödemelerin ve bağışların tahsilatı amacıyla aracı sanal POS firmaları ve ilgili bankalar,
• İş Birliği Yapılan Oteller/Tesisler: Etkinlik başvurularında konaklama yerleşimlerinin yapılabilmesi için sınırlı kimlik ve tarih verileri,
• Yetkili Kamu Kurumları: Dernekler Masası, Mülki İdare Amirlikleri, adli merciler veya ilgili resmi kurumların talebi ve yasal zorunluluk halinde.

SÖGEL, kişisel verilerinizi reklam, pazarlama veya benzeri amaçlarla üçüncü taraflara kesinlikle satmamakta veya ticari kullanıma açmamaktadır.

7. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi

Kişisel verileriniz; www.sogel.org.tr adresi ve bağlı otomasyon portalı üzerindeki üye kayıt formları, etkinlik başvuru ekranları, profil düzenleme sayfaları, bağış formları ile sisteme giriş/işlem yapılması esnasında oluşan otomatik loglama yöntemleriyle tamamen veya kısmen otomatik yollarla elektronik ortamda toplanmaktadır.

8. Kişisel Verilerin Saklanma Süresi ve Yasal Zorunluluklar

Kişisel verileriniz, üyelik ilişkisi veya sitemizdeki kayıtlarınız aktif olduğu sürece güncel olarak tutulur. Hesabın kapatılması veya etkinliklerin sona ermesi durumunda verileriniz;

• Üyelik ve genel işlem kayıtları Türk Borçlar Kanunu'ndaki genel zamanaşımı uyarınca 10 (on) yıl boyunca saklanır.
• Katılım sağlanmayan veya iptal edilen etkinlik başvuruları 2 (iki) yıl boyunca saklanır.
• Sistem doğrulama, SMS/E-posta logları ve Telegram OTP işlem logları güvenlik gereğince en az 2 (iki) yıl boyunca saklanır.
• Mali ve Ticari Yükümlülükler (Ödeme Kayıtları): Sitemiz üzerinden Sanal POS ve/veya Banka havalesi/EFT kanallarıyla yapılan aidat, bağış ve etkinlik katılım ödemelerine ilişkin tüm finansal işlemler ve muhasebe kayıtları; 213 sayılı Vergi Usul Kanunu, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu, 5549 sayılı Suç Gelirlerinin Aklanmasının Önlenmesi Hakkında Kanun ve ilgili mevzuat uyarınca 10 (on) yıl boyunca saklanması yasal olarak zorunludur. Hukuki saklama süresi dolmadan bu finansal verilerin sistemlerimizden silinmesi veya yok edilmesi yasal olarak mümkün değildir.

Sürelerin sonunda verileriniz, Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikamız doğrultusunda silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

9. İlgili Kişinin Hakları

KVKK'nın 11. maddesi kapsamında derneğimize başvurarak aşağıdaki haklarınızı kullanabilirsiniz:

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• İşlenmişse bilgi talep etme,
• İşlenme amacını ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışından verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde düzeltilmesini isteme,
• Kanuni şartlar çerçevesinde verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme (Yasal saklama yükümlülüğü bulunan Sanal POS ve banka ödeme kayıtları gibi mali veriler bu hakkın kapsamı dışındadır),
• Düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonuç ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kanuna aykırı işleme sebebiyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme.

10. Hak Kullanım Başvurularının Yapılması

Taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul me Esasları Hakkında Tebliğ'e uygun olarak;

• Islak imzalı bir dilekçe ile Hacıbayram Mah. Şehit Keskin Sk. No:15 Altındağ, Ankara, Türkiye adresimize şahsen veya noter kanalıyla yazılı olarak,
• Güvenli elektronik imza, mobil imza ya da derneğimize daha önce bildirdiğiniz ve sistemimizde kayıtlı bulunan e-posta adresinizi kullanarak sogeliletisim@gmail.com adresine e-posta göndererek iletebilirsiniz.

Başvurularınız, talebinizin niteliğine göre en geç 30 (otuz) gün içerisinde ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır.